Datenschutz

Die Studio Hamburg Produktion Gruppe GmbH („SHPG“) und ihre Tochterfirmen (vgl.2.4 b)) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Transparente Informationen zur Verarbeitung dieser Daten sind uns ein besonders wichtiges Anliegen. Im Folgenden erläutern wir den Umgang mit von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten.

1.           Verantwortlichkeit und Datenschutzbeauftragter

  • Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist vorbehaltlich der Verantwortlichkeit von Dritten gemäß Ziff. 2.4 b) und Ziff. 3 die LETTERBOX FILMPRODUKTION GmbH, Jenfelder Allee 80, 22039 Hamburg, E-Mail: produktion@studio-hamburg.de (nachfolgend „Verantwortliche“).
  • Den zuständigen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch mittels eines „z.Hd. Datenschutzbeauftragter“ adressierten Briefs an die Studio Hamburg GmbH, die oben genannte Anschrift, oder per E-Mail an datenschutz@studio-hamburg.

2.           Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlich anwendbaren Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). „Personenbezogene Daten“ sind alle Einzelangaben, die Sie persönlich betreffen oder Ihnen zugeordnet werden können.

Die Angabe folgender personenbezogener Daten ist für die Vertragserfüllung erforderlich: (Name, Anschrift, Kontoinformationen, Telefonnummer und E-Mail Adresse). Um Ihr Honorar vorschriftsgemäß abrechnen zu können, benötigen wir für die Vertragserfüllung außerdem die in der „Vertragsanlage – Erklärung für die Sozialversicherung“ abgefragten Informationen zu Ihrer Person und zu Ihrer Sozial- sowie Krankenversicherung. Ohne Angabe dieser Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht abschließen und durchführen. Im Folgenden finden Sie ausführliche Informationen über die Zwecke, zu denen wir personenbezogene Daten verarbeiten.

  • Durchführung des Vertrages mit Ihnen

Wir speichern und nutzen uns von Ihnen für Vertragsschluss und -durchführung zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten zur Erfüllung des zwischen Ihnen und der Verantwortlichen geschlossenen Vertrages.

Dazu zählt die Speicherung und elektronische Aufbewahrung des Vertrags in einer Vertragsdatenbank sowie zusätzlich die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten für Kontaktaufnahme und Korrespondenz in Vertragsangelegenheiten sowie bei Durchführung der Produktion, auf die sich der Vertrag bezieht. Die von Ihnen in der „Vertragsanlage – Erklärung für die Sozialversicherung“ zur Verfügung gestellten Daten verwenden wir für die Erklärung gegenüber der Sozialversicherung, um Ihr Honorar vorschriftsmäßig abrechnen zu können. Je nach Vertragsgegenstand verarbeiten wir personenbezogene Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung zudem insbesondere wie folgt:

  • Abrechnung und Auszahlung mit Ihnen vereinbarter Honorare oder Erlösbeteiligungen an einer Produktion (z.B. im Zusammenhang mit Options- und Verfilmungsverträgen)
  • Prüfung und Kontrolle der Einhaltung von Ihnen gegenüber der Verantwortlichen oder einer anderen Tochterfirma der SHPG vertraglich eingeräumter Rechte und vereinbarter Rechtebeschränkungen
  • Nennung Ihrer Beteiligung im Rahmen einer Produktion
  • Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten für die Durchführung der Produktion, etwa für die produktionsbezogenen Korrespondenz mit Ihnen oder zur Abstimmung von Terminen.

Gesetzliche Grundlage für die Datenverarbeitung zur Vertragsdurchführung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.

  • Wahrung berechtigter Interessen (Durchführung/Abwicklung der Produktion)

Die Verantwortliche verarbeitet für Vertragsschluss und -durchführung zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten, außerdem, soweit dies zur ordnungsgemäßen Durchführung und Abwicklung der Produktion(en) erforderlich ist, auf den/die sich der Vertrag mit Ihnen bezieht.

Durchführung und Abwicklung der Produktion sind für die Verantwortliche als Produktions- und Dienstleistungsunternehmen sowie sonst an der Produktion beteiligte Unternehmen berechtigte Interessen. Zur Wahrung dieser Interessen können im Einzelfall insbesondere folgende Verarbeitungen erforderlich sein:

  • Speicherung und Verwendung des Vertrages zur Durchführung von Abrechnungen und Vornahme Auszahlung mit Dritten vereinbarter Honorare oder Erlösbeteiligungen an einer Produktion (z.B. im Zusammenhang mit Options- und Verfilmungsverträgen)
  • Verwendung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags zum Nachweis durch Sie im Zusammenhang mit der Produktion eingeräumter Rechte gegenüber Dritten, zur Prüfung und gegebenenfalls Verteidigung gegen potentielle Ansprüche aus den §§ 32, 32a UrhG sowie für einen etwaigen Rechterückfall
  • Speicherung und Offenlegung des Vertrages und Ihrer Kontaktdaten zur Durchführung der Produktion, einschließlich deren Weitergabe an weitere, an der Produktion beteiligte Dritte (vgl. Ziff. 3.1)
  • Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten für die Durchführung der Produktion, etwa für die produktionsbezogenen Korrespondenz mit Ihnen oder zur Abstimmung von Terminen

Gesetzliche Grundlage für die Datenverarbeitung zur Verfolgung berechtigter Interessen ist Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO.

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

Die Verantwortliche unterliegt einer Reihe gesetzlicher Verpflichtungen und Vorgaben, wie etwa handel- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten. Nur soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen rechtlichen Vorgaben durch die Verantwortliche erforderlich ist, verarbeitet die Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten auch für diese Zwecke.

Dazu zählt es insbesondere, dass von Ihnen gegenüber der Verantwortlichen gestellte Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden und dass die Verantwortliche personenbezogene Daten bei Vorliegen einer rechtlichen Verpflichtung an Ordnungs- und Strafverfolgungsbehörden weitergibt. Gesetzliche Grundlage für die Datenverarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO.

  • Datenverarbeitungen mit Ihrer Einwilligung
    1. Freiwilligkeit und Widerruf

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, erfolgt diese Datenverarbeitung auf Basis dieser Einwilligung.

Details zu den Inhalten einer Einwilligung stellt die Verantwortliche bei Abfrage der Einwilligung zur Verfügung. Einwilligungen sind stets freiwillig und jederzeit widerruflich. Nähere Informationen zum Widerruf finden Sie unter Ziff. 6.3 Gesetzliche Grundlage für die auf einer Einwilligung beruhende Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO.

  1. Erhalt des Presseservices per E-Mail

Nur wenn Sie Ihre Einwilligung dazu erteilt haben, verwendet die Verantwortliche sowie jedes der nachfolgend abschließend genannten weiteren Unternehmen der Studio Hamburg Produktion Gruppe Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse, um Sie im Rahmen des „Studio Hamburg Produktion Gruppe Presseservices“ über Produktionen von Unternehmen der Studio Hamburg Produktion Gruppe sowie produktions- und unternehmensrelevante Nachrichten zur Studio Hamburg Produktion Gruppe zu informieren (gemeinsam „Presseservice-Mitteilungen“). Sie erhalten Presseservice-Mitteilungen folgender

Unternehmen der Studio Hamburg Produktion Gruppe:

  • Studio Hamburg Produktion Gruppe GmbH, Jenfelder Allee 80, 22039 Hamburg
  • LETTERBOX FILMPRODUKTION GmbH, Jenfelder Allee 80, 22039 Hamburg
  • REAL FILM Berlin GmbH, Köthener Straße 3, 10963 Berlin
  • Nordfilm GmbH, Büsumer Weg 51, 24106 Kiel
  • Riverside Entertainment GmbH, Jenfelder Allee 80, 22039 Hamburg
  • Doclights GmbH, Jenfelder Allee 80, 22039 Hamburg
  • vision Media GmbH, Wilhelm-Kabus-Straße 77, 10829 Berlin
  • Amalia Film GmbH, Adelgundenstrasse 5b, 80538 München
  • Studio Hamburg UK, 5 Market Place, 4th Floor, London WIW 8AE
  • FRIDAY FILM GmbH, Köthener Straße 3, 10963 Berlin

„Verantwortlich“ für die Datenverarbeitung ist jeweils das einzelne Unternehmen der Studio Hamburg Produktion Gruppe, das Ihre Daten für den Versand der Presseservice-Mitteilungen verarbeitet. Dieses ist jeweils im Impressum der einzelnen Presseservice-Mitteilung genannt. Sie können das jeweils verantwortliche Unternehmen der SHPG (2.4. b)) auch per E-Mail an presse-shpg@studio-hamburg.de kontaktieren.

3.           Weitergabe von Daten

  • Weitergabe an andere Verantwortliche

Die Verantwortliche übermittelt von Ihnen bei Vertragsschluss zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten nur an andere Verantwortliche, soweit dies zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich ist (vgl. Ziff. 2.1), soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche bzw. gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sein sollten (vgl. Ziff. 2.3), Ihre Einwilligung zur Übermittlung vorliegt (vgl. Ziff. 2.4), oder soweit wir (vgl. Ziff. 2.2) oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung haben.

Insbesondere kann es zur ordnungsgemäßen Durchführung und Abwicklung der Produktion (vgl. Ziff. 2.2) erforderlich sein, dass die Verantwortliche personenbezogene Daten gegenüber an der Produktion beteiligten Dritten (z.B. Auftrag gebende Sender, Co-Finanzierungspartner, E&O Versicherung) offenlegt, soweit diese ihrerseits ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser Daten haben. Dies kann insbesondere folgende Verarbeitungstätigkeiten umfassen:

  • Offenlegung des zwischen der Verantwortlichen und Ihnen abgeschlossenen Vertrages gegenüber Dritten zur Errechnung und Abwicklung vereinbarter Honorare oder Erlösbeteiligungen an einer Produktion (z.B. im Zusammenhang mit Options- und Verfilmungsverträgen)
  • Offenlegung des zwischen der Verantwortlichen und Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Klärung von Rechteketten an dem geistigen Eigentum unterliegenden Beiträgen im Rahmen der Produktion
  • Offenlegung Ihrer Kontaktdaten zur Durchführung der Produktion, einschließlich deren Weitergabe an weitere, an der Produktion Beteiligte.

Gesetzliche Grundlage für die Datenverarbeitung zur Verfolgung berechtigter Interessen ist Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO. Soweit Dritte von der Verantwortlichen übermittelte Daten für eigene Zwecke verarbeiten (etwa im Rahmen von Abwicklung und Durchführung der Produktion), erfolgt die Verarbeitung eigenverantwortlich durch den jeweiligen Dritten.

  • Datenverarbeitung im Auftrag

SHPG bzw. deren Tochterfirmen (vgl. 2.4. b)) beauftragt zudem externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) mit Aufgaben wie Buchhaltung, Lohnabrechnung, Datenhosting, Presseservicemanagement (An- und Abmeldung, Gestaltung, Content-Management, Versand), Castings und Komparsenabrechnung. Diese Dienstleister wurden sorgfältig von der SHPG bzw. deren Tochterfirmen ausgewählt und werden regelmäßig überwacht, insbesondere im Hinblick auf den sorgsamen Umgang mit und die Absicherung bei ihnen gespeicherter Daten. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet. Dies erfolgt auf Grundlage für diesen Zweck jeweils abgeschlossener Auftragsverarbeitungsverträge im Sinne von Art. 28 ff. DS-GVO. Die externen Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag und auf Weisung der SHPG beziehungsweise – mittelbar – auf Weisung der Verantwortlichen (vgl. Ziff. 1.1)). Entsprechendes gilt für Unterauftragsnehmer, die externe Dienstleister im Rahmen Ihres (Unter-)Auftrages für die beauftragte Datenverarbeitung einsetzen.

Der Versand der Presseservice-Mitteilungen erfolgt für alle Unternehmen (2.4. b)) zentral durch die SHPG -Pressestelle. Ist ein anderes Unternehmen der Gruppe für den Versand der Presseservice-Mitteilungen datenschutzrechtlich verantwortlich, verarbeitet SHPG Ihre personenbezogenen Daten für den Versand der Presseservice-Mitteilung im Auftrag und auf Weisung dieses Unternehmens. Weisungen an Unterauftragsverarbeiter erteilt SHPG in diesem Fällen im Auftrag / auf Weisung des jeweils verantwortlichen Unternehmens.

4.           Datenempfänger in Drittländern

  1. Allgemeine Informationen

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit

  • es zur Vertragsdurchführung erforderlich ist (z.B. Abwicklung von Aufträgen, Abrechnung mit Co-Finanzierungspartnern/Co-Produzenten, Förderungen),
  • es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder
  • Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
    1. Auftragsverarbeiter in Drittländern

Im Rahmen dieser (Unter-)Auftragsverarbeitung werden personenbezogene Daten an Dienstleister in Drittländern übermittelt. In diesen Fällen bestehen durch den Abschluss von der EU Kommission erlassener EU-Standardvertragsklauseln geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DS-GVO

  1. MailChimp (Auftragsverarbeitung in den USA für Presseservice)

Für die technische Umsetzung von Ab- und Anmeldung sowie den Versand von Presseservice-Mitteilungen (vgl. Ziff. 2.4 b)) nutzt SHPG den Service „MailChimp“. MailChimp ist ein cloudbasierter Service für das Management des Newsletter-Versands. Angeboten und betrieben wird MailChimp von The Rocket Science Group LLC, Georgia, 674 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia 30308. The Rocket Science Group LLC verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Presseservice als externer Dienstleister (Auftragsverarbeiter, vgl. Ziff. 3.2) im Auftrag und auf Weisung von SHGP.

5.           Speicherdauer und Löschung

Die Verantwortliche speichert und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten lediglich solange dies für den jeweiligen Zweck (vgl. Ziff. 2) erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung und Verarbeitung nur, soweit dies aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage zulässig ist, etwa zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben (z.B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie Rechnungen oder bestimmte Belege für einen gesetzlich vorgegebenen Zeitraum vorzuhalten, vgl. Ziff. 2.3).

6.           Ihre Rechte als betroffene Person

  • Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie ein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DS-GVO, auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO, auf Datenlöschung gemäß Art. 17 DS-GVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO. Für die Rechte zur Auskunft und zur Datenlöschung gelten dabei die Einschränkungen nach den §§ 34 und 35 BDSG.
  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Beruht die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer von Ihnen erteilten Einwilligung (vgl. 2.4), haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies gilt auch für vor Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilte Einwilligungen. Sie können einen Widerruf auch per E-Mail an produktion@studio-hamburg.de erklären. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgten Datenverarbeitung bleibt unberührt.
  • Zu Ihrem Schutz behält die Verantwortliche sich vor, bei Geltendmachung der in Ziff. 6.1 und 6.3 beschriebenen Rechte einen Identitätsnachweis anzufordern.
  • Sind Sie der Ansicht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten verstoße gegen gesetzliche Vorgaben, haben Sie das Recht zur Beschwerde bei einer für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG). Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Rundfunkdatenschutzbeauftragte des NDR, Gremienbüro, Rothenbaumchaussee 132, 20149 Hamburg.
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